iFlytek Wenshu: ผู้ช่วยเขียนด้วย AI สำหรับเอกสารราชการและงานเอกสารสำนักงาน

iFlytek Wenshu เป็นผู้ช่วยเขียนจาก iFlytek ที่เน้นงานเอกสารทางการและเอกสารสำนักงาน แทนที่จะให้ช่องพิมพ์เปล่า เครื่องมือนี้รวบส่วนที่กระจัดกระจายของงานเอกสารไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว ทั้งการรวบรวมวัสดุอ้างอิง การร่างต้นฉบับ การตรวจแก้คำผิด การจัดระเบียบไฟล์เสียงประชุม และการเพิ่มภาพประกอบ

เครื่องมือเขียนด้วย AI ส่วนใหญ่มักทำงานแบบง่าย ๆ คือใส่ประโยคหนึ่งประโยคแล้วได้บทความหนึ่งเรื่อง แต่ iFlytek Wenshu แบ่งงานออกเป็นขั้นเล็กลง คือ รวบรวมวัสดุ เลือกประเภทเอกสาร สร้างร่าง แล้วจึงตรวจทาน แต่ละขั้นยังเปิดช่องให้แก้ด้วยมือ จึงให้โมเดลรับงานที่ซ้ำซากและเกี่ยวกับรูปแบบ ส่วนการตัดสินใจและการลงนามขั้นสุดท้ายยังอยู่ที่ผู้เขียน

ตามข้อมูลของผู้ให้บริการ เครื่องมือนี้มุ่งเป้าที่ข้าราชการ พนักงานบริษัท ครูอาจารย์ และผู้ใช้ทั่วไป งานที่พบบ่อยได้แก่รายงานการปฏิบัติงาน บทความเชิงสะท้อนคิด บันทึกการประชุม รายงานทางธุรกิจ แผนการสอน รายงานวิเคราะห์การเงิน รวมถึงเอกสารส่วนบุคคลอย่างรายงานการศึกษาของนักศึกษา ประวัติย่อ และรายงานผลการปฏิบัติงาน จุดเน้นไม่ใช่นิยายสร้างสรรค์ แต่เป็นข้อความที่มีโครงสร้างบังคับ มีขั้นอนุมัติ และแก้ไขแล้วเสียเวลามาก

ฟังก์ชันหลักทำอะไรได้บ้าง

การเตรียมวัสดุ: เก็บแหล่งข้อมูลก่อนลงมือ

คลังหัวข้อและคลังเอกสารตัวอย่างครอบคลุมสถานการณ์ทางการที่พบบ่อย เช่น เอกสารของหน่วยงานและเอกสารประกอบการประชุม และเครื่องมือยังค้นเว็บหาประเด็นนโยบายล่าสุดกับถ้อยคำที่ยกมาอ้างได้ เมื่อรู้ว่าจะเขียนอะไรแต่ไม่รู้ว่าจะหาหลักฐานจากที่ใด ขั้นนี้ช่วยลดเวลาค้นคว้าในช่วงต้นได้มาก

การร่าง: เอกสารกว่าสามสิบประเภท และร่างจากต้นฉบับที่มีอยู่

สร้างร่างได้ตามประเภทเอกสารโดยตรง ผู้ให้บริการระบุว่ามีกว่าสามสิบประเภท โดยรายงานการปฏิบัติงานและบทความเชิงความรู้สึกเป็นสองประเภทที่ถูกกล่าวถึงบ่อย สิ่งที่ใช้ประโยชน์ได้จริงกว่าคือการเขียนจากต้นฉบับที่มีอยู่ คือเลือกหรืออัปโหลดตัวอย่างชนิดเดียวกัน ระบบจะสร้างฉบับใหม่ที่มีโครงสร้าง น้ำเสียง และลำดับชั้นใกล้เคียงกัน ปัญหาความไม่สม่ำเสมอของสำนวนจึงหมดไปเกือบครึ่งก่อนเริ่มแก้

การตรวจทาน: ชี้จุดผิดและสัญญาณความเสี่ยง

ระบบตรวจแก้จะมองหาปัญหาสามกลุ่ม คือ คำผิดและประโยคที่อ่านติดขัด ความคลาดเคลื่อนด้านข้อเท็จจริงหรือองค์ความรู้ และความเสี่ยงด้านทิศทางของเนื้อหา สำหรับเอกสารที่ต้องผ่านสายอนุมัติ คุณค่าไม่ได้อยู่ที่การแทนผู้ตรวจ แต่อยู่ที่การกรองเรื่องชัดเจนออกก่อน เพื่อให้ผู้ตรวจยังมีสมาธิกับวิจารณญาณ

บันทึกจากไฟล์เสียง: เสียงประชุมกลายเป็นบันทึกที่ใช้งานได้

ระบบถอดเสียงเป็นข้อความ แยกผู้พูดโดยอัตโนมัติ แล้วสกัดบันทึกการประชุมและรายการงานที่ต้องทำ สำหรับตำแหน่งที่ต้องส่งบันทึกทันทีหลังประชุม นี่คือขั้นที่ประหยัดเวลาที่สุดในทั้งกระบวนการ และเชื่อมการจดบันทึกเข้ากับการเขียน

ข้อความเป็นภาพ: เอกสารมีภาพประกอบในรอบเดียว

ฟังก์ชันสร้างภาพที่เพิ่มเข้ามาช่วยให้ทำเอกสารพร้อมภาพประกอบได้โดยไม่ต้องย้ายไปเครื่องมือออกแบบอื่น สำหรับเอกสารชี้แจงภายใน สื่อประชาสัมพันธ์ และสื่ออบรม ช่วยตัดขั้นตอนการย้ายไฟล์ระหว่างแอปไปได้หนึ่งรอบ

วิธีใช้งาน

1. เปิดเว็บแอปทางการในเบราว์เซอร์ ลงทะเบียนและสร้างบัญชี
2. เลือกโมดูลที่ต้องการ ได้แก่ การเตรียมวัสดุ การร่าง การตรวจทาน บันทึกจากไฟล์เสียง หรือข้อความเป็นภาพ
3. กรอกความต้องการ เช่น หัวข้อหรือประเภทเอกสาร หรืออัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่หรือไฟล์เสียงประชุม
4. ระบบจะคืนร่างต้นฉบับ รายงานการตรวจแก้ หรือข้อความถอดเสียงพร้อมบันทึกการประชุม
5. แก้ด้วยมือและเติมข้อเท็จจริง ตัวเลข และถ้อยคำที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่รู้
6. บันทึกหรือส่งออกเอกสาร แล้วเข้าสู่ขั้นตอนอนุมัติ แบ่งปัน หรือจัดเก็บ

เหมาะกับใคร

• ฝ่ายธุรการและเลขานุการของหน่วยงานรัฐ: เอกสารทางการ รายงาน และบันทึกการประชุมที่เกิดบ่อย และรูปแบบกับความถูกต้องสำคัญที่สุด
• งานบริหารองค์กร การจัดการโครงการ และการสื่อสาร: รายงานธุรกิจ แผนโครงการ และสรุปการประชุมมีจำนวนมากและอิงแม่แบบสูง จึงคุ้มที่จะให้โมเดลทำโครงให้ก่อน
• ครูอาจารย์และฝ่ายวิชาการ: แผนการสอน แผนการเรียนรู้ และความเห็นเกี่ยวกับนักเรียนมีปริมาณมากและโครงสร้างคงที่
• สายวิเคราะห์การเงินและที่ปรึกษา: กรอบของรายงานวิเคราะห์หรือรายงานวิจัยใช้ซ้ำได้ ส่วนการใส่ข้อมูลและสรุปข้อคิดเห็นเป็นงานของคน
• นักข่าวและบรรณาธิการ: การถอดเสียงสัมภาษณ์บวกการร่างต้นฉบับช่วยย่นระยะจากบทสนทนาถึงการส่งต้นฉบับ
• นักศึกษาและผู้หางาน: รายงาน ประวัติย่อ และรายงานผลการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะเพื่อก้าวข้ามย่อหน้าแรก

ข้อจำกัดที่ควรรู้ล่วงหน้า

• แหล่งข้อมูลนี้ไม่เปิดเผยราคา โควตาฟรี หรือสิทธิประโยชน์ของสมาชิก จึงต้องยืนยันวิธีคิดค่าบริการและขอบเขตใบอนุญาตโดยตรงก่อนตัดสินใจซื้อ
• ผลลัพธ์เป็นร่างเสมอ ถ้อยคำที่เกี่ยวกับกฎระเบียบ ตัวเลขที่อ้างอิง ข้อสรุป และความรับผิดชอบในการลงนามต้องให้ผู้เขียนตรวจทีละบรรทัด เครื่องมือไม่สามารถรับผิดชอบแทนผู้ลงนามได้
• การตรวจทานจับปัญหาภาษาและองค์ความรู้ที่พบบ่อยได้ แต่ไม่รับประกันว่าจะครอบคลุมมาตรฐานทุกอุตสาหกรรมหรือข้อกำหนดท้องถิ่น เอกสารสำคัญจึงยังต้องผ่านขั้นตอนตรวจสอบเดิม
• ความแม่นยำของการถอดเสียงขึ้นกับคุณภาพไฟล์เสียง สำเนียง และการที่หลายคนพูดพร้อมกัน ควรเก็บไฟล์เสียงต้นฉบับไว้และตรวจชื่อกับตัวเลขในการประชุมสำคัญ
• ภาพที่สร้างขึ้นเหมาะกับเอกสารภายในและการสื่อสารทั่วไป ส่วนรูปแบบเอกสารทางการ ชนิดตัวอักษร และตำแหน่งตราประทับยังต้องเป็นไปตามระเบียบของแต่ละหน่วยงาน
• ก่อนอัปโหลดข้อมูลภายใน ข้อมูลที่ยังไม่เปิดเผย หรือข้อมูลส่วนบุคคล ควรตรวจสอบว่าหน่วยงานอนุญาตให้ใช้บริการ AI ภายนอกหรือไม่

คำถามที่พบบ่อย

ต่างจากเครื่องมือเขียนด้วย AI ทั่วไปอย่างไร

เครื่องมือทั่วไปแก้ปัญหาเพียงขั้นเดียวคือสร้างข้อความ ส่วนเครื่องมือนี้เชื่อมการค้นวัสดุ การร่าง การตรวจทาน การจัดการไฟล์เสียง และการทำภาพประกอบไว้ในเส้นทางเดียว และปรับให้เข้ากับประเภทเอกสารที่มีรูปแบบตายตัวและมีขั้นอนุมัติ จึงลดจำนวนครั้งในการย้ายเนื้อหาระหว่างแอป

เอกสารทั้งหมดจะออกมาโทนเดียวกันหรือไม่

ฟังก์ชันเขียนจากต้นฉบับที่มีอยู่เกิดมาเพื่อความกังวลนี้โดยตรง คือใช้ตัวอย่างจากหน่วยงานของคุณหรือหน่วยงานที่คล้ายกันเป็นแนวอ้างอิงของโครงสร้าง น้ำเสียง และลำดับชั้น อย่างไรก็ตามยังต้องขัดเกลาด้วยมือ โดยเฉพาะย่อหน้าที่อธิบายวิธีปฏิบัติและถ้อยคำเฉพาะของหน่วยงาน

บันทึกการประชุมเกิดขึ้นได้อย่างไร

อัปโหลดไฟล์เสียงประชุมเข้าสู่โมดูลบันทึกจากไฟล์เสียง ระบบจะถอดเสียง แยกผู้พูด แล้วสกัดประเด็นสำคัญและงานที่ต้องทำ ควรวางอุปกรณ์บันทึกให้เหมาะสมก่อนประชุม และตรวจชื่อ ตัวเลข และข้อสรุปหลังการประชุม

ผู้ใช้ทั่วไปคุ้มค่าหรือไม่

ถ้าเขียนอีเมลเป็นครั้งคราว ผลตอบแทนมีจำกัด แต่ถ้าเป็นประวัติย่อ รายงานผลการปฏิบัติงาน ร่างรายงานการศึกษา หรือบันทึกการเรียนรู้ที่ต้องมีโครงสร้างครบและความยาวตามกำหนด การเริ่มจากโครงที่สร้างไว้ช่วยประหยัดเวลาการประกอบร่างได้มาก