iFlytek Wenshu: trợ lý viết bằng AI cho văn bản công vụ và giấy tờ văn phòng

iFlytek Wenshu là trợ lý viết của iFlytek hướng tới văn bản trang trọng và giấy tờ văn phòng. Thay vì đưa cho người dùng một ô nhập trống, công cụ này gom những phần vốn rời rạc của công việc soạn thảo vào cùng một không gian làm việc: thu thập tư liệu tham chiếu, viết bản nháp, rà lỗi, xử lý bản ghi cuộc họp và thêm hình ảnh.

Phần lớn công cụ viết bằng AI vận hành theo một vòng lặp đơn giản: đưa vào một câu, nhận về một bài. iFlytek Wenshu chia việc thành các bước nhỏ hơn: thu thập tư liệu, chọn loại văn bản, tạo bản nháp, rồi rà soát. Mỗi bước vẫn để lại chỗ cho người sửa tay, nên phần lặp lại và phần liên quan đến thể thức do mô hình đảm nhận, còn việc đánh giá và ký cuối cùng vẫn thuộc về người viết.

Theo nhà cung cấp, công cụ hướng tới công chức, nhân viên doanh nghiệp, người làm giáo dục và người dùng cá nhân. Các công việc điển hình gồm báo cáo công tác, bài viết cảm nhận, biên bản cuộc họp, báo cáo thương mại, kế hoạch giảng dạy, báo cáo phân tích tài chính, cùng những văn bản mang tính cá nhân hơn như tiểu luận của sinh viên, sơ yếu lý lịch và báo cáo thực hiện nhiệm vụ. Trọng tâm không phải sáng tác hư cấu mà là loại văn bản có kết cấu bắt buộc, có bước phê duyệt và tốn nhiều thời gian sửa.

Các chức năng chính làm được gì

Chuẩn bị tư liệu: gom nguồn trước rồi mới viết

Thư viện chủ đề và thư viện văn bản mẫu bao phủ những tình huống trang trọng thường gặp như tài liệu cơ quan và tài liệu cuộc họp; công cụ còn có thể tra cứu trên web các chủ trương mới và những câu chữ đáng trích dẫn. Khi đã biết cần viết gì nhưng chưa biết lấy căn cứ ở đâu, bước này cắt bớt phần lớn thời gian tìm kiếm ban đầu.

Viết bản nháp: hơn 30 loại văn bản và viết dựa trên bài có sẵn

Bản nháp được tạo trực tiếp theo loại văn bản; nhà cung cấp nêu con số hơn 30 loại, trong đó báo cáo công tác và bài cảm nhận là hai loại thường được nhắc. Tính năng thực dụng hơn là viết dựa trên bài có sẵn: chọn hoặc tải lên một bài mẫu cùng thể loại, hệ thống tạo bản mới với kết cấu, giọng điệu và cách phân cấp tương tự. Phần lớn vấn đề thiếu thống nhất được giải quyết trước khi bắt tay biên tập.

Rà soát: chỉ ra lỗi và dấu hiệu rủi ro

Chức năng soát lỗi thông minh tìm ba nhóm vấn đề: lỗi chính tả và câu tối nghĩa, sai lệch về sự thật hoặc kiến thức, và rủi ro về định hướng nội dung. Với tài liệu phải qua chuỗi phê duyệt, giá trị không nằm ở việc thay người soát mà ở chỗ lọc trước những lỗi rõ ràng để người đọc còn giữ được sự tập trung cho các phán đoán.

Ghi chú từ bản ghi: âm thanh cuộc họp thành biên bản dùng được

Bản ghi được chuyển thành văn bản, người phát biểu được tách tự động, sau đó rút ra biên bản và danh sách việc cần làm. Với những vị trí phải nộp biên bản ngay sau cuộc họp, đây là khâu tiết kiệm thời gian nhất trong toàn bộ quy trình, đồng thời nối việc ghi chép với việc soạn thảo.

Văn bản sang hình ảnh: tài liệu có minh họa trong một lượt

Chức năng tạo hình ảnh được bổ sung giúp hoàn thiện tài liệu kèm minh họa mà không phải chuyển sang một công cụ thiết kế riêng. Với tài liệu báo cáo nội bộ, tài liệu truyền thông và học liệu đào tạo, việc này bỏ được một vòng chuyển tệp giữa các ứng dụng.

Cách sử dụng

1. Mở ứng dụng web chính thức trên trình duyệt, đăng ký và tạo tài khoản.
2. Chọn mô-đun cần dùng: chuẩn bị tư liệu, viết bản nháp, rà soát, ghi chú từ bản ghi hoặc văn bản sang hình ảnh.
3. Nhập yêu cầu, ví dụ chủ đề hoặc loại văn bản, hoặc tải lên tệp có sẵn hay bản ghi cuộc họp.
4. Hệ thống trả về bản nháp, báo cáo soát lỗi, hoặc bản chuyển văn bản kèm biên bản.
5. Chỉnh tay và bổ sung những dữ kiện, con số, cách diễn đạt mà chỉ bạn biết.
6. Lưu hoặc xuất tài liệu rồi đưa vào quy trình phê duyệt, chia sẻ hoặc lưu trữ.

Phù hợp với ai

• Bộ phận hành chính, thư ký của cơ quan nhà nước: văn bản công vụ, báo cáo, biên bản xuất hiện thường xuyên, nơi thể thức và độ chính xác được đặt lên đầu.
• Hành chính doanh nghiệp, quản lý dự án và truyền thông: báo cáo thương mại, kế hoạch dự án, tóm tắt cuộc họp có số lượng lớn và dựa nhiều trên mẫu, nên giao phần khung cho mô hình là hợp lý.
• Giáo viên và bộ phận giáo vụ: kế hoạch giảng dạy, giáo án và nhận xét học sinh nhiều về số lượng và ổn định về kết cấu.
• Phân tích tài chính và tư vấn: khung của báo cáo phân tích hoặc nghiên cứu có thể dùng lại, còn người làm điền số liệu và rút ra kết luận.
• Phóng viên và biên tập viên: chuyển bản ghi phỏng vấn thành văn bản cộng với bản nháp đầu giúp rút ngắn khoảng cách từ cuộc trao đổi đến lúc nộp bài.
• Sinh viên và người tìm việc: tiểu luận, sơ yếu lý lịch và báo cáo thực hiện nhiệm vụ, chủ yếu để vượt qua đoạn mở đầu.

Những giới hạn cần biết trước

• Nguồn này không công bố giá, hạn mức miễn phí hay quyền lợi gói trả phí, nên cách tính phí và phạm vi giấy phép cần được xác nhận trực tiếp trước khi quyết định mua.
• Kết quả luôn là bản nháp. Các câu chữ liên quan đến quy định, số liệu được trích dẫn, kết luận và trách nhiệm ký phải do người viết kiểm từng dòng; công cụ không thể thay thế trách nhiệm của người ký.
• Chức năng rà soát phát hiện các lỗi ngôn ngữ và kiến thức phổ biến nhưng không bảo đảm bao phủ mọi chuẩn mực ngành hay quy định địa phương, vì vậy tài liệu quan trọng vẫn đi theo quy trình thẩm định hiện có.
• Độ chính xác của bản chuyển văn bản phụ thuộc chất lượng ghi âm, giọng địa phương và việc nhiều người nói cùng lúc; với cuộc họp quan trọng nên giữ bản ghi gốc và kiểm lại tên người cùng con số.
• Hình ảnh được tạo phù hợp cho tài liệu nội bộ và truyền thông chung; thể thức, phông chữ và vị trí con dấu của văn bản chính thức vẫn theo quy định của từng cơ quan.
• Trước khi tải lên thông tin nội bộ, chưa công bố hoặc dữ liệu cá nhân, cần kiểm tra xem đơn vị có cho phép dùng dịch vụ AI bên ngoài hay không.

Câu hỏi thường gặp

Công cụ này khác gì một công cụ viết bằng AI thông thường?

Công cụ thông thường chỉ giải quyết một bước là tạo ra văn bản. Công cụ này nối việc tìm tư liệu, viết nháp, rà soát, xử lý bản ghi và tạo minh họa thành một dòng chảy, đồng thời được điều chỉnh cho những thể loại có thể thức cố định và bước phê duyệt, nhờ đó giảm số lần chuyển nội dung giữa các ứng dụng.

Liệu mọi văn bản có giống nhau không?

Chức năng viết dựa trên bài có sẵn sinh ra chính vì mối lo này: một bài mẫu của đơn vị bạn hoặc đơn vị tương tự được dùng làm tham chiếu cho kết cấu, giọng điệu và cách phân cấp. Dù vậy vẫn cần chỉnh tay, nhất là ở những đoạn mô tả cách làm và cách diễn đạt riêng của đơn vị.

Biên bản cuộc họp được tạo ra thế nào?

Tải bản ghi cuộc họp vào mô-đun ghi chú từ bản ghi. Hệ thống chuyển thành văn bản, tách người phát biểu, rồi rút ra các điểm chính và việc cần làm. Nên đặt thiết bị ghi ở vị trí hợp lý trước cuộc họp và kiểm lại tên người, con số cùng các quyết định sau đó.

Người dùng cá nhân có đáng dùng không?

Với một email thỉnh thoảng thì lợi ích hạn chế. Nhưng với sơ yếu lý lịch, báo cáo thực hiện nhiệm vụ, bản nháp tiểu luận hay bài thu hoạch cần kết cấu đầy đủ và độ dài nhất định, bắt đầu từ phần khung được tạo sẵn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian dựng bài.