Wenzhuangyuan Writing: từ đề bài đến bản thảo văn bản công vụ theo quy trình rõ ràng

Wenzhuangyuan Writing là công cụ viết bằng AI dành cho văn bản công vụ tiếng Trung và công việc giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Thay vì để người dùng bắt đầu từ trang giấy trắng, công cụ nối năm bước thành một dòng chảy: tra cứu căn cứ, học thể thức, viết bản thảo, sửa cách diễn đạt và rà soát toàn văn. Các lối vào được tổ chức theo 20 nhóm tình huống viết lớn và 108 loại văn bản cụ thể, nên báo cáo công tác, kế hoạch, tổng kết, tờ trình xin ý kiến, công văn trả lời, thông báo hay biên bản cuộc họp đều khởi đầu từ cấu trúc phù hợp với thể loại. Thư viện dùng chung hơn 100.000 bài mẫu, chia thành 8 nhóm tư liệu, giúp người viết thấy văn bản tương tự được dựng thế nào trước khi viết dòng đầu tiên.

Điểm khác biệt so với các trợ lý viết phổ thông là mức độ chú trọng quy ước của văn bản hành chính tiếng Trung: cách diễn đạt có phù hợp không, hệ thống tiêu đề có rõ ràng không, cách xưng gọi chức danh có thỏa đáng không, phần kết có đầy đủ không. Theo mô tả sản phẩm, công cụ dựa trên kho dữ liệu chuyên ngành khoảng bốn tỷ ký tự và khả năng hiểu ngữ nghĩa được điều chỉnh cho tiếng Trung viết và thói quen hành văn của cơ quan. Vì vậy những việc như chuyển một chỉ đạo nói miệng thành thông báo đúng thể thức thường cho ra một khung sử dụng được thay vì một bài viết chung chung.

Tính năng chính

• 20 nhóm tình huống lớn: lối vào riêng cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và đơn vị sự nghiệp, trường học, không phải bắt đầu từ con số không.
• 108 loại văn bản chi tiết: báo cáo, kế hoạch, tổng kết, tờ trình, công văn trả lời, thông báo, biên bản được chọn trực tiếp và đã có sẵn cấu trúc của thể loại.
• Hơn 100.000 bài mẫu dùng chung: xếp theo 8 nhóm tư liệu, để tra cứu văn bản tương tự trước khi quyết định cách viết.
• 17 kiểu chỉnh sửa cá nhân hóa: điều chỉnh riêng giọng điệu, độ dài, tầng bậc và phong cách, giúp đưa bản nháp đến trạng thái có thể trình duyệt.
• 7 hướng tăng cường câu then chốt: bổ sung cách diễn đạt có trọng lượng hơn cho phần mở đầu, phần kết và các đoạn quyết định.
• Năm bước độc lập: tra cứu, học, viết, sửa và rà soát có thể dùng riêng lẻ hoặc chạy trọn quy trình.
• Cập nhật hằng tuần: tư liệu mới tập trung vào các loại văn bản được tìm nhiều và được đối chiếu nguồn, giảm nguy cơ trích dẫn cách nói đã lỗi thời.
• Hỗ trợ nhiều thiết bị: iPhone, iPod touch và Mac, nên có thể bắt đầu trên điện thoại và tiếp tục trên máy tính.

Cách sử dụng

1. Chọn tình huống và loại văn bản. Xác định ai sẽ đọc và dùng trong dịp nào, tìm lối vào tương ứng trong 20 nhóm tình huống rồi chọn loại cụ thể.
2. Điền các yếu tố. Nhập cơ quan, thời gian, lý do, phạm vi, yêu cầu của cấp trên và dữ liệu sẵn có. Yếu tố càng cụ thể thì bản nháp càng ít lời sáo rỗng.
3. Tham khảo bài mẫu. Tra thư viện để tìm tư liệu tương tự, chú ý cách mở đầu dẫn vào, cách chia tầng bậc và cách kết thúc.
4. Tạo bản nháp. Để công cụ viết trong cấu trúc đã chọn; trước hết bảo đảm khung đầy đủ, sau đó mới trau chuốt câu chữ.
5. Chỉnh sửa và tăng cường. Dùng 17 kiểu chỉnh sửa để điều chỉnh giọng điệu và độ dài, tăng cường phần mở đầu và kết khi cần.
6. Rà soát và hoàn tất. Đọc toàn văn, đối chiếu cách diễn đạt về chủ trương, số liệu, tên người, tên đầy đủ của cơ quan và mốc thời gian, rồi mới chuyển sang quy trình phê duyệt chính thức.

Phù hợp với

• Công việc giấy tờ hằng ngày ở cơ quan nhà nước: thông báo, tờ trình, công văn trả lời và biên bản là những thể loại dùng nhiều, nơi thể thức và cách diễn đạt quan trọng nhất và mẫu sẵn phát huy tác dụng lớn nhất.
• Hành chính doanh nghiệp, truyền thông nội bộ và văn phòng: báo cáo tuần, tổng kết tháng, đề án sự kiện và báo cáo lên cấp trên đòi hỏi cấu trúc đầy đủ trong thời gian ngắn.
• Trường học, bệnh viện và tổ chức tương tự: báo cáo công tác, tổng kết chuyên đề và văn bản quy định cần vừa chuẩn mực vừa sát thực tế đơn vị.
• Học tập và ôn thi: so sánh với bài mẫu và sửa từng đoạn giúp hiểu vì sao văn bản được viết như vậy, thay vì chỉ nhớ thể thức.

Hạn chế

• Công cụ tập trung vào văn bản công vụ tiếng Trung; ngôn ngữ khác và thể loại phi hành chính như tiểu thuyết hay nội dung quảng cáo không phải thế mạnh.
• Kết quả chỉ là bản nháp. Căn cứ chủ trương, số liệu thống kê, tên người, địa danh và tên đầy đủ của cơ quan phải đối chiếu với văn bản chính thức, trách nhiệm ký vẫn thuộc người soạn.
• Thư viện bài mẫu cung cấp thể thức tham khảo, không thay thế khảo sát thực tế, ký nháy giữa các bộ phận hay quy trình phê duyệt của đơn vị.
• Tư liệu hiện có không nêu giá, hạn mức miễn phí hay định dạng xuất file, cũng không nhắc đến ứng dụng Android hoặc Windows; vui lòng xem thông tin chính thức.
• Cần kết nối mạng; khi ngoại tuyến không dùng được chức năng tạo và tra cứu.

Câu hỏi thường gặp

Wenzhuangyuan Writing phù hợp với ai? Phù hợp với cán bộ, nhân viên cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và đơn vị sự nghiệp thường xuyên soạn văn bản công vụ tiếng Trung, bộ phận văn phòng ở trường học và bệnh viện, và người đang học soạn thảo hành chính muốn luyện tập theo bài mẫu.

Có thể ban hành ngay bài viết được tạo không? Không nên. Đầu ra là bản nháp đầy đủ về cấu trúc; cách diễn đạt về chủ trương, số liệu, tên cơ quan và mốc thời gian cần được con người kiểm tra, sau đó thực hiện quy trình thẩm định và ban hành của đơn vị.

Có phải tự chuẩn bị văn bản tham khảo không? Không. Công cụ có sẵn hơn 100.000 bài mẫu dùng chung trong 8 nhóm và cập nhật hằng tuần. Nếu đơn vị có thể thức cố định, điền yếu tố chi tiết hơn sẽ giúp bản nháp sát yêu cầu thực tế.